Os gastos com software estão aumentando: o que uma empresa pode fazer?

Os custos de software estão aumentando. Como as empresas podem ter sucesso sem gastar demais?

Ao contrário de qualquer outro lugar em nossa economia, o custo do software disparou. Como as empresas podem garantir que estão utilizando as ferramentas certas para o trabalho, evitando custos ocultos, inesperados e crescentes? Discutiremos estratégias para gerenciar melhor os crescentes custos de software.

Quando se trata de reduzir custos de negócios, muitas vezes, a folha de pagamento e as operações estão em primeiro lugar. Uma área de gastos que muitas vezes é negligenciada, no entanto, é o software, apesar do fato de que agora representa US$ 1 em cada US$ 8 do total de despesas comerciais. O custo do software está subindo tão rápido que supera em quatro vezes a inflação do mercado atual, de acordo com nosso índice de inflação de SaaS. De 2010 a 2020, os gastos com produtos de software cresceram mais de dez vezes, passando de US$ 13 bilhões para US$ 157 bilhões anualmente.

Quase todas as organizações dependem de software para conduzir os negócios. Isso inclui ferramentas de colaboração como Slack e Zoom, pacotes de produtividade como Microsoft 365 e Google Workspace ou plataformas específicas de departamento como NetSuite e Salesforce. Muitas dessas ferramentas, de fato, tornaram-se críticas para as operações do dia-a-dia, mas a natureza descentralizada da seleção, gerenciamento e renovação de software de negócios normalmente resulta em expansão de software em uma organização. Isso é ineficiente e caro.

Custos em rápido crescimento

Hoje, o software é crucial para a produtividade e continuidade geral dos negócios, mas o custo crescente ultrapassou o aumento da inflação. Levou apenas cinco anos para que o gasto médio com software dobrasse. Se o aumento médio nos gastos com software aumentasse apenas com a inflação econômica, levaria 18 anos para que o custo do software dobrasse. Infelizmente, no mundo atual de renovações automáticas, levou apenas cinco anos para que os gastos com software dobrassem. Isso significa que se você gastasse US$ 100 por mês na Microsoft em 2017, em 2023, saltaria para quase US$ 200 por mês. Comparativamente, se o custo do software tivesse subido segundo a inflação nos EUA, seria de apenas US$ 120 por mês.

Os gastos com software continuarão a aumentar à medida que as organizações fizerem a transição para a nuvem, o que permite que os funcionários permaneçam produtivos na era atual do trabalho em casa, mas as organizações devem controlar suas estratégias de compra. Novas inovações de software, licenciamento expandido e funcionalidade mais rica impulsionarão o crescimento dos negócios, mas uma visão única dos investimentos significativos em produtos de software em toda a organização é fundamental. Especialmente quando você considera que a visibilidade ajuda a identificar instâncias de duplicação de plataforma ou subutilização de licença.

1.Renovações automáticas inesperadas

Você pode esperar que a explosão nos gastos com software seja causada pela adoção de novas ferramentas ou pela necessidade de licenças e funcionalidades adicionais, mas, predominantemente, os fornecedores estão simplesmente cobrando mais dos clientes. E muitas vezes, é por meio de táticas enganosas de renovação automática. Quando se trata de aumentar os custos de software, muitos fornecedores permitem que os termos legais realizem o trabalho. Uma análise de 10.000 contratos de software nos últimos cinco anos, o índice de inflação SaaS mencionado acima, constatou que 88% dos fornecedores têm cláusulas que permitem alterar seus preços a qualquer momento. Em alguns casos, eles nem precisam notificar os clientes.

Por exemplo, conforme os Termos de Serviço de uma empresa líder em software de comunicação empresarial: 

“Podemos alterar os preços a qualquer momento, incluindo a mudança de um serviço gratuito para um serviço pago e a cobrança de serviços que antes eram oferecidos gratuitamente; desde que, no entanto, forneçamos a você um aviso e uma oportunidade de encerrar sua conta se alterarmos o preço de um serviço para o qual você se inscreveu e não cobraremos por um serviço anteriormente gratuito, a menos que você tenha sido notificado do aplicável honorário e concordou em pagar tais honorários”.

Os fornecedores de software são mais eficazes em reter clientes quando há contratos de prazo mais longo, razão pela qual é provável ocorrerem descontos para acordos assinados em dois, três ou quatro anos. Quando uma organização sabe que dependerá de uma ferramenta por um longo período, é de seu interesse negociar acordos de longo prazo e entender completamente os termos de renovação.

2. Falta de transparência

Além da ampla inflação em software e renovações automáticas desconhecidas, os fornecedores de software também têm um conjunto sofisticado de alavancas que podem usar para sustentar o crescimento de sua própria receita. Isso geralmente ocorre às custas do cliente. Apenas 45% dos fornecedores de software publicam seus preços, com o restante obscurecendo o custo de pelo menos parte de seu licenciamento, gerando ambiguidade para a organização. Isso é mais aparente para soluções corporativas, onde os compradores têm menos probabilidade de serem sensíveis aos preços.

Como as organizações podem lidar com a expansão do software?

O software transformou as organizações, abordando acessibilidade, segurança, escalabilidade e independência da TI. Os imperadores do software beneficiam os funcionários de um arsenal bem abastecido de ferramentas que os ajudam a trabalhar com mais eficiência. Quando implementados adequadamente, muitos desses produtos levam a aumentos significativos na produtividade, o que geralmente resulta em mais vendas, melhores operações e uma organização de entrada no mercado mais eficiente. Naturalmente, isso também levou a um grande aumento nos gastos, e o gasto total com software explodiu.

À medida que os funcionários de todos os departamentos adicionam novas ferramentas de software às suas operações diárias, a organização toda perde a supervisão de sua pilha de software. Como resultado, eles desperdiçam dinheiro e são até suscetíveis a possíveis riscos de segurança e violações de dados. Então, o que as empresas podem fazer para evitar perder dinheiro e colocar sua organização em risco?

Um processo tipicamente árduo, eles precisam de mais informações sobre o custo real de sua pilha de software. Ferramentas de banco de dados de preços de software estão disponíveis, algumas das quais incluem recursos que podem negociar preços em nome de uma empresa. Caso contrário, provavelmente recairá sobre as equipes de compras ou finanças que precisarão descobrir o que outras empresas comparáveis ​​estão pagando por suas licenças. Perguntas adicionais incluem o preço dos produtos corporativos e qual é a taxa de desconto média para clientes semelhantes. Responder a essas perguntas é um desafio que envolve redes informais de pares ou métodos misteriosos de pesquisa on-line, em vez de uma solução confiável de benchmarking.

A quantidade de controle que uma empresa tem sobre qualquer contrato de software depende de quanto controle ela tem sobre dois fatores principais: tempo e alavancagem. A alavancagem vem de vários lugares, incluindo inteligência de preços, conhecimento dos ciclos de vendas de um fornecedor e saúde geral do negócio ou insights sobre a concorrência. Simplesmente saber quais opções estão à sua disposição com um determinado fornecedor pode ajudar a gerar alavancagem, porque os fornecedores estão geralmente dispostos a alterar seus preços com base na duração do contrato. Estar ciente das minúcias das práticas de preços de cada fornecedor pode ajudar muito na mesa de negociações.

O objetivo é criar o máximo de alavancagem possível, muitas vezes exigindo dar um passo para trás e pensar no quadro geral. Independentemente da equipe de finanças ou compras que esteja assumindo a liderança em gastos com software, deve garantir que está empregando ferramentas flexíveis o suficiente para atender às necessidades futuras, escaláveis ​​para crescer com os negócios e oferecer certeza de preço para que você saiba o que está pagando e quando precisa ser renovado.

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