Uma extranet faz parte da rede interna de uma organização que se conecta a pessoas de fora.
Uma extranet é definida como uma rede privada ou plataforma que as empresas usam para dar aos seus parceiros de negócios e terceiros acesso limitado às suas informações e processos internos, normalmente reservados para seus próprios funcionários.
Este artigo explica os fundamentos da extranet e lista as práticas recomendadas para uma experiência de extranet otimizada.
O que é uma Extranet?
Uma extranet é uma rede privada ou plataforma que as empresas usam para fornecer aos seus parceiros de negócios e terceiros acesso limitado às suas informações internas e processos, normalmente reservados para seus próprios funcionários. Essas redes estendem a rede interna da empresa, fundamental para a troca de conhecimento e colaboração com vendedores, fornecedores, clientes e consumidores.
A extranet surgiu no final da década de 1990, quando a tecnologia da Internet estava ganhando popularidade. Considerando os recursos dessas tecnologias emergentes, as empresas queriam explorá-las para aumentar seus vínculos com terceiros. Hoje, as extranets foram substituídas pelo paradigma de SaaS e computação em nuvem à medida que os ecossistemas corporativos estão em ascensão.
No entanto, organizações de todos os setores encontram imenso valor na implementação de extranets em suas estruturas de TI. Por exemplo, as principais empresas de logística, como FedEx e UPS, usam extranets para permitir que seus clientes acessem recursos de rastreamento em tempo real. Outras indústrias que usam extranets incluem:
- Instituições financeiras e bancos usam extranets para permitir que os usuários realizem transações.
- As autoridades governamentais, como o Serviço de Receita Federal dos Estados Unidos, usam extranets para permitir que os usuários enviem documentos eletrônicos.
- Empresas de web design e arquitetos usam extranets para engajar clientes em projetos em andamento.
- Editoras usam extranets para compartilhar conteúdo com autores, freelancers e outras equipes editoriais.
- O setor acadêmico usa uma extranet para aprendizado e administração online.
- Os fornecedores usam uma extranet para atualizar seus clientes sobre o status do estoque ou preços alterados de diferentes itens.
- A indústria automotiva usa extranets para conectar vários departamentos internos dentro de seu ecossistema de fabricação.
Benefícios de uma Extranet
Na era digital de hoje, as extranets são altamente benéficas, independentemente do tipo de organização, por oferecerem recursos vitais como compartilhamento de arquivos, permitindo conversas em tempo real, sincronização de calendários, etc. Vejamos alguns dos principais benefícios das extranets.
1. Compartilhe conhecimento e experiência
Como as extranets oferecem uma plataforma comum para colaborar com partes externas, as organizações podem usar as ideias, experiências e conhecimentos compartilhados por todos os envolvidos para simplificar as operações de negócios e o fluxo de informações.
2. Mantenha a confidencialidade
As extranets permitem que as organizações personalizem permissões e autenticações que decidem qual parte envolvida na colaboração vê quais informações. Eles oferecem uma maneira segura de compartilhar dados, arquivos e aplicativos usando controles de privacidade sempre que necessário.
3. Atualizações em tempo real
Na era moderna, os usuários tornaram-se habituais em obter atualizações frequentes sobre os pedidos feitos por eles ou o status de entrega de seus projetos de design. As extranets fornecem aos clientes acesso a redes externas para poderem obter atualizações sempre que precisarem.
4. Acelere as tarefas colaborativas
Quando as organizações começam a trabalhar com várias partes, geralmente há um problema de atraso, pois cada colaborador envolvido não possui ferramentas, documentos e atualizações em tempo real sobre as tarefas a serem realizadas. Como resultado, isso prolonga o fluxo de trabalho colaborativo. No entanto, a extranet resolve esses problemas, pois todas as partes são mantidas informadas e atualizadas regularmente.
5. Garanta a responsabilidade
As extranets garantem que todos os colaboradores sejam responsabilizados por suas tarefas. Informações claras e precisas fluem entre todas as partes. Assim, fica mais fácil identificar os colaboradores que cumpriram a tarefa atribuída e os que estão atrasados.
Recursos da Extranet
Uma extranet eficiente ajuda a desenvolver um local de trabalho onde todas as partes interessadas e clientes se encontram, conversam, compartilham informações com segurança e trabalham juntos em tarefas comuns. Proponho entendermos alguns dos principais recursos da extranet que permitem que as organizações construam relacionamentos sólidos com terceiros.
1. Garanta a segurança dos dados
Extranets fornecem um ambiente seguro para compartilhar dados confidenciais e sensíveis entre organizações. A estrutura garante que os dados confidenciais estejam seguros e as chances de perda ou vazamento de dados sejam quase nulas.
2. Comunicação perfeita
Com as extranets, as organizações podem realizar comunicações seguras e contínuas com várias partes, empresas e negócios.
3. Flexibilidade
A Extranet fornece um ambiente flexível e escalável para que todos os colaboradores trabalhem em uma tarefa comum. Como resultado, isso aumenta a produtividade geral da organização.
4. Custo reduzido
As extranets podem ajudar a minimizar a burocracia e contribuir para reduzir consideravelmente as viagens das partes interessadas.
5. Autenticação
A Extranet fornece um mecanismo de autenticação onde seus usuários devem inserir credenciais como nome de usuário e senha para obter acesso à rede. Isso adiciona uma camada de segurança, pois apenas usuários autorizados têm acesso à rede.
6. Fácil de configurar
Extranets eficazes automatizam o gerenciamento de acesso do usuário. Além disso, os usuários externos acham mais fácil participar, e os terceiros geralmente têm uma boa experiência de usuário convidado.
7. Conteúdo focado no usuário
As extranets inovadoras garantem que todos os colaboradores estejam engajados e produtivos em toda a parceria, fornecendo conteúdo direcionado e focado no usuário.
8. Compartilhamento seguro
As extranets modernas oferecem recursos de segurança personalizáveis e permissões de acesso que permitem que as organizações compartilhem informações com segurança. Isso é crucial quando as empresas de TI precisam cumprir a governança e políticas de TI como, Práticas de proteção contra compartilhamento acidental e Facilidade para limitar os usuários a um espaço de trabalho específico.
9. Conhecimento personalizado
Extranets eficazes personalizam o conhecimento compartilhado entre as partes que se comunicam. Isso inclui fornecer informações atraentes e úteis que agregam valor ao relacionamento. Por exemplo, ‘Atlas Extranet’ fornecido pela empresa de software ClearPeople tem um recurso ‘External Insight’ onde os usuários podem adicionar conteúdo externo à extranet e torná-lo detectável por meio da opção de pesquisa da extranet. Além disso, você também pode adicionar artigos de notícias ou links relevantes à extranet. A ideia por trás disso é disponibilizar conhecimento relevante aos usuários envolvidos.
10. Gerenciamento inteligente de informações
As extranets modernas fornecem serviços de IA em seu ambiente. Isso ajuda na melhor análise de documentos, arquivos ou informações compartilhadas. Também ajuda a criar tags automatizadas para os dados compartilhados na extranet. Além disso, isso também inclui recursos como controle automático de versão de documentos e coautoria em tempo real para fornecer colaboração real em documentos compartilhados. Com a ajuda da IA, as extranets podem gerar insights inteligentes e qualitativos sobre todas as suas atividades.
11. Acessibilidade em todos os dispositivos
Extranets eficazes fornecem recursos de pesquisa poderosos que permitem aos usuários pesquisar documentos, arquivos ou pessoas facilmente. Assim, resultados relevantes são entregues em um tempo rápido. Como resultado, aumenta a produtividade geral da organização.
12. Recurso de pesquisa
Extranets eficazes fornecem recursos de pesquisa poderosos que permitem aos usuários pesquisar documentos, arquivos ou pessoas com facilidade. Assim, resultados relevantes são entregues em um tempo rápido. Como resultado, aumenta a produtividade geral da organização.
13. Integração
As extranets modernas têm o recurso de integração para garantir a compatibilidade da extranet com tecnologias futuras. Isso permite que extranets se integrem a aplicativos e ferramentas existentes. Por exemplo, o ‘Atlas Extranet’ integra-se com o ‘Harmon.ie’, o plug-in da barra lateral de e-mail. Ele permite que os usuários arrastem dados do Outlook para o Atlas e vice-versa.
Práticas recomendadas para extranet
Com a tendência crescente de ambientes de trabalho flexíveis e cultura de trabalho remoto, a colaboração virtual tornou-se inevitável em todos os setores. Como resultado, cada vez mais empresas buscam ferramentas de colaboração como Zoom, Microsoft Teams, Google Workspace e Microsoft 365, entre outras, para atender a esses requisitos.
De acordo com uma pesquisa de março de 2021 da TechRepublic Premium, 91% das configurações de colaboração são usadas principalmente para conectar trabalhadores remotos, 84% permitem uma melhor comunicação, 61% ajudam no gerenciamento de equipes e 54% no gerenciamento de projetos.
Enquanto a intranet serve ao propósito de uso interno, a extranet é benéfica ao levar os processos internos para fora da organização. Vejamos cinco práticas recomendadas para otimizar sua experiência na extranet.
1. Defina seu objetivo
Antes de escolher a extranet, defina sua finalidade e identifique as áreas onde ela seria especificamente usada. Já existem diversos tipos de extranet dependendo da necessidade da organização, como visto nos exemplos anteriores. Por exemplo, extranets de projetos beneficiam campos como saúde, arquitetura, varejo e comércio eletrônico, onde a colaboração entre organizações é o foco principal para permitir que as partes se envolvam em iniciativas e campanhas comuns.
2. Recursos e funcionalidades de destino de que você precisa
Em segundo lugar, determine os recursos e funcionalidades que sua extranet precisa suportar. Esses recursos devem estar alinhados com seus objetivos e metas de negócios. Por exemplo, digamos que uma empresa corporativa precise de uma extranet que permita que seus funcionários e clientes encontrem guias de instruções e especificações para seus produtos de software. Nesse caso, você pode precisar de uma extranet que suporte um recurso de unidade. Ele permitirá que você armazene e compartilhe documentos facilmente dentro e fora de sua empresa.
3. Garanta a segurança dos dados
Com o aumento de vazamentos de dados e violações de segurança, as organizações devem implantar extranets imunes a essas ameaças. Ele permite que as empresas armazenem e gerenciem com segurança informações confidenciais em ambientes internos e externos. Extranets com recursos de segurança personalizáveis são vitais. Por exemplo, um recurso personalizado de compartilhamento de arquivos permite que você decida quem está autorizado a acessar determinados arquivos ou documentos, adicionando assim mais segurança ao ambiente da extranet.
4. Considere a extranet móvel
Extranets móveis tendem a maximizar sua usabilidade. Com equipes e forças de trabalho espalhadas por países e regiões geográficas, ter acesso móvel a redes e materiais de trabalho deve ser uma prioridade. Além disso, as instalações de acesso móvel podem ser bastante benéficas para funcionários de fora da organização que nem sempre ficam sentados em um computador o dia todo, como entregadores, mensageiros e prestadores de serviços.
Outro caso de uso interessante de uma extranet móvel é quando seus funcionários saem de férias não planejadas ou saem. Digamos que um novo cliente em potencial entre em contato com seu funcionário quando ele não estiver no escritório e queira determinados documentos imediatamente. Se o seu funcionário tiver acesso à extranet móvel, ele poderá compartilhar rapidamente os materiais relevantes com o cliente e até mesmo fechar um possível negócio com ele. Além disso, a cultura de trabalho atual exige acesso móvel, já que uma grande parte do trabalho é concluída pela equipe em dispositivos móveis fáceis de manusear.
5. Junte a extranet e a intranet
Em vários casos, alguns recursos e funcionalidades da intranet provavelmente são necessários fora da rede interna da organização. Portanto, sua intranet deve funcionar em sincronia com a extranet para que uma variedade de recursos essenciais esteja disponível para colaboradores terceirizados, por exemplo, recursos de redes sociais ou funções de integração oferecidas por ferramentas de CRM, como Salesforce ou HubSpot. Portanto, identificar funcionalidades em sua intranet potencialmente úteis para partes interessadas terceirizadas é uma das práticas recomendadas para obter o máximo de benefícios da extranet.
Conclusão
O espaço de trabalho colaborativo de hoje exige a implantação de plataformas e ferramentas como extranet para conectar colegas de trabalho que realizam tarefas para atender às necessidades e metas de negócios. As extranets tornam os processos internos relevantes para o mundo externo, melhorando o engajamento e aumenta a eficiência. A extranet moderna traz recursos robustos, como opções de comunicação, ferramentas de gerenciamento de projetos, alternativas de armazenamento de documentos e formas de integrar aplicativos.
Embora a implementação da extranet possa beneficiar significativamente qualquer organização, é essencial considerar parâmetros como custo, segurança e requisitos de treinamento antes de investir no projeto da extranet.