A automação pode melhorar o processo de reconciliação de cartão de crédito?
O processo de reconciliação de cartão de crédito há muito tempo precisava de melhorias. Perde-se tempo quando as equipes financeiras precisam reconciliar os gastos do cartão manualmente. A reconciliação automatizada é a chave para um processo mais eficiente.
Os cartões de crédito corporativos podem parecer coisas do passado, mas agora parecem diferentes. Eles não são mais reservados apenas para a equipe de liderança, deixando todos os outros funcionários fazerem as compras do próprio bolso e aguardarem os reembolsos posteriormente. Em vez disso, as organizações escolhem seus métodos preferidos para usar cartões, como atribuir cartões por funcionário, departamento, projeto, fornecedor e muito mais. Parte disso se deve à natureza das compras, com um número crescente de transações corporativas ocorrendo online. No entanto, isso representa um problema para os departamentos financeiros.
Quais são os problemas que afetam os cartões de crédito corporativos compartilhados?
Os cartões compartilhados geralmente exigem muita troca da equipe financeira, incluindo a tentativa de rastrear quem fez qual compra e porque tudo antes de tentar determinar se um pagamento é, de fato, correto e autorizado. Caso a transação ocorra off-line, há sempre o risco de perda ou extravio de um recibo físico. Também não é como se os funcionários estivessem com pressa de enviar imediatamente os recibos para as finanças na data da compra. Em vez disso, a maioria dos funcionários os guarda em suas carteiras ou gavetas por um mês, ou dois, até que sejam lembrados de enviar os recibos. A coisa toda pode rapidamente se tornar uma grande confusão, por ser desafiador passar pelo processo de reconciliação de cartão de crédito para transações feitas no passado distante.
Para começar, isso coloca sua empresa em maior risco de fraude ou uso indevido. Se uma transação anterior for rotulada como fraudulenta ou não aprovada, devido à idade da compra, você poderá perder quaisquer períodos de carência ou prazos para contestar a transação e registrar um estorno. Além disso, se as transações não forem reconciliadas prontamente, o mau comportamento pode passar despercebido, deixando esses cartões para acumular cada vez mais transações problemáticas. Sua equipe financeira também está trabalhando com várias fontes de dados, não é o melhor processo por haver mais lugares para pesquisar e resolver possíveis discrepâncias.
Mesmo algo tão simples quanto uma assinatura mensal de software pode se tornar problemático. A equipe primeiro recebe uma fatura do provedor, depois um recibo e, finalmente, uma fatura do cartão de crédito. Se algo estivesse errado ou desaparecesse, muito tempo e energia precisariam ser gastos em uma única transação do processo de reconciliação de cartão de crédito. Multiplique isso pelo número de transações que sua empresa faz em um mês e é difícil não ver as ineficiências do seu processo.
Para complicar ainda mais as coisas, estão as próprias declarações. Raramente, ou nunca, eles coincidirão com o fechamento mensal de seus livros; eles podem conter transações de algumas semanas ou mesmo de vários meses antes, dependendo de quando as transações foram realmente concluídas. Isso por si só geralmente atrasa o processo de reconciliação do cartão de crédito. Os extratos do cartão de crédito geralmente chegam após o final do mês. Além disso, os sistemas financeiros podem ficar isolados de si mesmos ao longo do tempo, com gastos com cartão de crédito gerenciados separadamente de faturas e outros pagamentos. Tudo isso resulta em falta de controle e visibilidade, levantando ainda mais questões envolvendo as finanças de suas operações.
Questionando os números financeiros das operações
Embora os processos manuais certamente possam fazer o trabalho, eles consomem muito tempo quando se trata da função financeira de uma organização, ainda mais quando se lida com cartões de crédito da empresa. Como já mencionado, os cartões carecem de controles e aprovações necessárias para minimizar as chances de transações fraudulentas. Eles também não têm flexibilidade para ajustar os limites de gastos ou uso para funcionários individuais e vendedores, fornecedores e provedores pré-aprovados. Quem conhece os detalhes pode comprar quase tudo que quiser até o limite do cartão de crédito.
Além disso, o processo de reconciliação de cartão de crédito ou qualquer processo de reconciliação de pagamento, requer muita documentação para garantir que os livros estejam em boa forma. Extratos bancários, extratos de cartão de crédito, faturas, recibos, ordens de compra, memorandos de crédito e assim por diante são usados para verificar os números. Lidar com todas essas informações, manualmente, aumenta as chances de erro humano. Um único número ou ponto decimal fora do lugar pode levar a relatórios de despesas incorretos, prejudicando suas margens de lucro operacional.
Automatização da reconciliação do cartão de crédito
Automatizar o processo de reconciliação de cartão de crédito é uma parte fundamental de um jogo de tecnologia muito maior e serve como uma base sólida para gerenciar melhor as despesas dos funcionários. Na verdade, pode ajudar a simplificar muitos processos internos, melhorando a eficiência geral e a produtividade das equipes e funções financeiras.
De acordo com uma pesquisa, de todos os benefícios que a automação oferece, a economia de tempo liderou a lista com 44% dos funcionários. Além de economizar tempo e acelerar o processo de fechamento, a seguir estão alguns dos outros benefícios da automação de contas a pagar:
1. Aumento dos controles financeiros
Dependendo de sua escolha de provedor de tecnologia, sua equipe financeira pode ativar a funcionalidade para limitar o uso por funcionários, fornecedores e categorias de compra. Esse controle reduz o risco comercial e minimiza as transações fraudulentas. Simultaneamente, a plataforma de automação pode associar todas as transações por beneficiário e funcionário em tempo real.
2. Melhor visibilidade
Como sua equipe está trabalhando em uma única plataforma, é possível oferecer uma visão centralizada dos gastos. Todos os dados de compra, de cartões virtuais a transferências eletrônicas, são armazenados em um único local, dando à equipe financeira visibilidade em tempo real dos números financeiros de sua organização.
3. Reconciliação automática
A reconciliação automática é exatamente o que parece: tecnologia projetada para automatizar a reconciliação de cartão de crédito, eliminando assim a necessidade de planilhas para reconciliar cobranças de cartão de crédito manualmente ou passar pelo processo de ida e volta para rastrear recibos perdidos. Cada transação é imediatamente capturada, processada e armazenada no sistema juntamente com todos os outros métodos de pagamento. A reconciliação automática elimina as complexidades geralmente associadas aos programas de cartão tradicionais e processos manuais.
4. Fluxos de trabalho simplificados
A tecnologia de automação permite que as equipes financeiras configurem, monitorem e gerenciem facilmente os gastos com cartões em toda a organização. Qualquer pessoa da equipe pode obter informações de ponta a ponta sobre qualquer pagamento ou transação com apenas alguns cliques.
Repensar o uso e o gerenciamento dos cartões de crédito corporativos já era esperado há muito tempo. Assim como muitos outros processos na função financeira, tornou-se antiquado. Com a função financeira em constante evolução, deixar as equipes para fazer tarefas manuais que podem ser facilmente automatizadas oferece pouco tempo para que se concentrem em atividades de valor agregado. Apenas essa pequena coisa pode fazer toda a diferença para melhorar a eficiência e a produtividade de sua equipe financeira.
