O que é uma intranet? Significado, recursos e práticas recomendadas

Uma intranet é uma rede privada de endpoints, servidores, conteúdo e interface do usuário front-end para experiências produtivas dos funcionários.

Uma intranet é definida como uma rede de dispositivos e servidores terminais com um mecanismo de conteúdo e sistemas front-end que permitem que os usuários acessem informações da empresa em um só lugar, conversem entre si, colaborem em arquivos e desfrutem de uma experiência de mídia social, operando dentro de um perímetro privado e seguro. Este artigo fornece uma visão geral da intranet. Ele explica o que é uma intranet, como ela funciona e como ela é acessada. Ele também discute os componentes críticos de um sistema de intranet.

O que é uma intranet?

A intranet é uma rede restrita usada para comunicar com segurança informações corporativas e recursos de computador entre os funcionários de uma organização. Ele melhora a comunicação dentro de uma empresa e facilita o acesso dos membros da equipe a informações vitais, conexões, aplicativos, formulários e bancos de dados de registros corporativos. Um banco de dados contendo os nomes de usuários de todos os funcionários com privilégios de acesso à rede é frequentemente empregado para gerenciar a segurança da intranet.

O software de intranet surgiu ao lado da web na década de 1990, com a principal distinção sendo que as intranets são privadas (portanto, seguras), enquanto a rede é uma rede aberta e acessível.

Pela segurança que oferece, uma intranet é utilizada principalmente para troca de informações, atualizações, armazenamento de dados e gerenciamento de workflow. Os usuários também podem estar cientes de uma extranet, sendo uma intranet que está disponível para qualquer pessoa fora da empresa, como seus clientes ou parceiros de negócios.

Como funciona uma intranet?

A segurança e o funcionamento da intranet requerem um servidor web que controle as solicitações de dados armazenados no servidor. O servidor web encontra e entrega os arquivos especificados ao usuário apropriado. Além disso, a One deve criar um sistema de gerenciamento de conteúdo para supervisionar a criação, publicação e manutenção de conteúdo da intranet.

Além de redes locais (LANs) e linhas de concessão vinculadas a recursos de rede de longa distância, uma intranet também pode incluir muitas LANs conectadas. O servidor web da intranet utiliza protocolo de controle de transmissão (TCP/IP), HTTP e protocolos de internet adicionais. Uma intranet geralmente se conecta à Web e a outros recursos fora da organização por meio de um ou mais computadores gateway.

Para acessar a intranet do local de trabalho, os funcionários devem ter uma senha de rede individual e estar conectados à rede local (LAN) da empresa. Usando apenas uma rede privada virtual (VPN ) ou outra conexão segura, os trabalhadores remotos acessam a intranet. A VPN permite que usuários não vinculados à LAN necessária acessem a intranet e recebam os mesmos serviços e dados que os usuários registrados na LAN.

As intranets também são disponibilizadas por meio de pacotes de software hospedados. Em vez de um servidor privado, uma empresa obtém um software de intranet que executa as mesmas funções das intranets convencionais. Algumas intranets modernas se conectam a vários aplicativos corporativos semelhantes a serviços de redes sociais.

Componentes-chave para construir uma intranet

Para desenvolver um sistema de intranet (em vez de escolher uma solução hospedada), uma empresa exigiria os seguintes componentes:

  • Servidor Web: Para criar sua intranet privada, você precisa de uma plataforma de hospedagem. Neste caso, é um servidor web, composto por hardware e software. Alguém iria querer um grande servidor com largura de banda suficiente para acomodar a pressa de pessoas. Além disso, o programa é responsável por todos os dados armazenados no sistema.
  • Criptografia: os administradores devem criptografar os dados em repouso e em trânsito. Por exemplo, o BitLocker garante criptografia de dados em dois níveis em discos e fornece uma chave distinta para cada arquivo nas intranets do SharePoint. A conexão SSL/TLS protege simultaneamente os dados em trânsito.
  • Pontos de extremidade em rede: Ao estabelecer a intranet, você deve permitir que sua equipe conecte seus computadores. Os funcionários devem poder se conectar à rede local da empresa para usar a intranet (LAN). Além disso, eles devem ter acesso a navegadores da Web padrão. Se a intranet for usada para funções essenciais de negócios, isso exigiria uma grande redundância de rede. Sistemas de gerenciamento de conteúdo (CMS):
  • O sistema de gerenciamento de conteúdo (CMS): é o componente central de qualquer sistema de intranet. Como este software é a base para os arquivos de sua organização e dados de clientes e membros da equipe, é preciso tomar uma decisão informada. Pode-se escolher um CMS hospedado no servidor web ou outro programa, ou você pode usar o CMS embutido na intranet.
  • Firewalls: Os firewalls protegem seus dados de qualquer pessoa fora da empresa. Além disso, os firewalls podem servir como blocos internos. Pode-se escolher quais arquivos armazenar sob o firewall para garantir que apenas usuários autorizados possam acessar dados confidenciais.
  • Perfis de usuário: fontes de perfil externas, como Active Directory, Azure Directory, LinkedIn e Twitter, podem ser usadas para conectar perfis de usuário a um diretório corporativo. Os sistemas omnicanal consolidam perfis de usuários, respostas, histórico e ativos nos canais de comunicação, produzindo uma visão única de cada usuário com contexto específico do canal.

Por que você precisa de uma intranet?

O objetivo principal do software de intranet é conectar os funcionários em toda a organização. Para empresas que adotam trabalho remoto e flexível, isso envolve trabalhar com membros da equipe em tarefas relacionadas ao trabalho, fornecendo fácil acessibilidade à documentação da equipe e espaços de trabalho e garantindo que todos os membros da equipe estejam sempre vinculados a informações vitais de negócios. Intranets são locais de trabalho virtuais onde os trabalhadores se reúnem, colaboram em projetos, fornecem feedback sobre novas iniciativas, armazenam objetivos e se comunicam em toda a organização.

Principais recursos da intranet

As principais características que você precisa em uma intranet de nível empresarial são:

1. Navegação intuitiva

O aspecto crítico de uma intranet é o armazenamento centralizado dos dados vitais de uma organização. Os funcionários precisam conseguir localizar as informações que desejam sem se perder em um labirinto de hiperlinks. Os mecanismos de pesquisa da intranet devem ser robustos e capazes de indexar todo o material da intranet. Na busca, as organizações devem buscar cada vez mais o uso de metadados e inteligência artificial (IA).

2. Suporte à nuvem

As intranets modernas são projetadas para a mobilidade dos trabalhadores. Muitos trabalhadores desejam flexibilidade em seus trabalhos e a grande maioria exige uma rede segura onde quer que estejam. Uma intranet baseada em nuvem permite que os funcionários trabalhem de qualquer lugar e fornece acesso às ferramentas e widgets necessários, seja no escritório ou em trânsito.

3. Gerenciamento de documentos simplificado

Atualmente, a maioria da documentação da empresa reside digitalmente em um servidor, disco rígido ou caixa de entrada de e-mail. Uma intranet pode centralizá-los, tornando-os facilmente detectáveis ​​e disponíveis para os usuários finais. Com um repositório centralizado, você pode ter certeza de que todos têm a versão mais atualizada. E você pode deixar de preencher as caixas de entrada de outras pessoas. Além disso, a intranet deve facilitar a organização do seu conteúdo em bibliotecas distintas.

4. Recursos de comunicação integrados

Os hubs de comunicação promovem o compartilhamento, a socialização e a colaboração dos trabalhadores. Se você precisa enviar conteúdo para toda a organização, compartilhar os mais novos conceitos de interface do usuário com um pequeno grupo ou desejar um local para discutir o próximo evento social, os hubs permitem que os funcionários se envolvam rapidamente e direcionem os indivíduos apropriados. Além disso, os usuários precisam poder transmitir mensagens instantâneas para um único destinatário ou para um grupo inteiro.

5. Organogramas detalhados

Quando utilizados adequadamente, os organogramas podem ser instrutivos e fomentar a cooperação e a inovação. A intranet deve fornecer aos trabalhadores um organograma de fácil acesso que apresente competências, recursos e detalhes de contato de maneira simples. Os usuários devem poder pesquisar por indivíduo, departamento, área geográfica e talento. Os administradores devem manter a autoridade sobre o material exibido para determinados trabalhadores. Pode-se conseguir isso estabelecendo uma hierarquia.

6. Atualizações/alterações fáceis

É inevitável que qualquer intranet necessite de manutenção e atualizações regulares para garantir que o material oferecido seja correto e valioso. Adicionar uma imagem ou modificar o material não deve ser complicado, ou demorado. Surpreendentemente, muitos sistemas precisam da assistência de indivíduos tecnicamente competentes para desempenhar essas funções. Mas o ideal é que a intranet tenha uma função de edição simples para fazer alterações e atualizações.

7. Recursos de notícias e anúncios

A maioria das empresas utiliza uma intranet para fornecer informações internas, como artigos de notícias. A intranet deve incluir ferramentas de criação de conteúdo tão amigáveis ​​quanto os principais sistemas de gerenciamento de conteúdo. Os principais recursos devem incluir edição de texto, upload de imagens, público, seleção de data de lançamento, compartilhamento social, comentários e recursos de “curtir”.

8. Design responsivo para celular

A cultura centrada em dispositivos móveis de hoje simplificou a acessibilidade da intranet para os trabalhadores. A implementação de design responsivo oferece acessibilidade rápida à intranet em smartphones e outros dispositivos móveis, culminando em uma excelente experiência do usuário. Com essa intranet móvel, os funcionários podem fazer check-in de qualquer lugar, permitindo respostas mais rápidas. Ele fornece aos trabalhadores um método mais confortável para se comunicar e consumir informações.

9. Gerenciamento centralizado de arquivos

O gerenciamento eficaz de arquivos pode não parecer tão empolgante quanto outros recursos, mas é essencial para os trabalhadores. Simplifica as tarefas administrativas, como localizar documentos e informações importantes. Documentos desatualizados são frequentemente uma das dificuldades significativas com intranets. Certifique-se de que sua funcionalidade de gerenciamento de arquivos permita que você atribua direitos de propriedade a usuários específicos para evitar isso.

10. Página inicial semelhante a mídia social

As homepages da intranet têm uma função crucial, pois geralmente são o ponto de entrada para o material da intranet e, ocasionalmente, para o local de trabalho digital como um todo. Para manter a tração, uma página inicial deve agregar mensagens, fornecer conexões e navegação para as informações e sistemas que os trabalhadores precisam e ser atraente e esteticamente agradável.

11. Automação do fluxo de trabalho

Algumas funções, apesar de corriqueiras, atrasam os funcionários. Consequentemente, você deve procurar um site de intranet de negócios que possa simplificar e automatizar muitas dessas tarefas monótonas. Coisas como aprovação de documentação, criação de tarefas e atribuição de tarefas podem não exigir muito tempo individualmente, mas podem se acumular ao longo do tempo. Quanto maior o grau em que você pode automatizar fluxos de trabalho, mais esforço seus usuários podem dedicar a outros aspectos cruciais de suas tarefas.

12. Personalização

É preciso conseguir adaptar sua intranet à marca e aos requisitos da sua empresa. Também pode haver variações organizacionais de uma área de departamento para outra. A tecnologia de intranet também pode conseguir aprender com seus consumidores e permitir que eles projetem os sites que desejam. Isso se deve a recursos como contas personalizadas, rótulos para projetos e habilidades, material de autoria ou curtido, etc.

13. Integrações de terceiros

Uma rede não integrada torna-se isolante e difícil de utilizar. Uma intranet conectada a outros aplicativos, como Google Workspace, SharePoint e Teams, pode fornecer aos usuários uma variedade de informações e recursos. A integração completa com as suítes de negócios existentes facilita o acesso e promove um ambiente de trabalho unificado. Deve-se também buscar conexões de terceiros por meio de interfaces de programação de aplicativos (APIS), como planejamento de RH, comunicações, ferramentas de pesquisa, etc., que enriqueçam sua organização.

14. Segurança de dados

As empresas armazenam informações críticas e confidenciais em suas plataformas de comunicação interna que devem ser protegidas contra hackers, malware, violações de dados e ataques hostis. Além disso, as organizações que buscam uma rede interna mais segura podem considerar a migração para sistemas baseados em nuvem, que oferecem proteção adicional de segurança na nuvem.

15. Sites e páginas da empresa

Em sites e páginas exclusivas da intranet, pode-se estruturar a estratégia da empresa, regulamentos, contratos de serviço, dados de RH e qualquer outra coisa. Distribuir informações dessa maneira pode quebrar os silos departamentais e fornecer a todos um local central para acessar os recursos. As páginas da empresa devem ser adaptáveis ​​e fáceis de usar e permitir que os funcionários recebam atualizações.

16. Centros de aprendizagem

Em uma intranet, um centro de aprendizado é uma excelente abordagem para facilitar a educação dos membros da equipe. Oferece aos trabalhadores uma área única para adquirir conteúdo de treinamento, guias e outros recursos. O RH também pode utilizar sua intranet para orientação de novos funcionários, incluindo a troca segura de informações corporativas antes da data de início oficial de um membro da equipe.

17. Suporte a vários idiomas

Organizações em escala global exigem soluções que possam atendê-las em diferentes locais. Uma intranet multilíngue garante que todos os funcionários, independentemente de seu idioma nativo, tenham acesso aos mesmos dados e recursos. Os usuários podem usar ferramentas de tradução integradas para localizar material ou tradutores profissionais para traduções mais precisas.

18. Uma seção de blogs de autoria

Os blogs são a base da participação dos membros da equipe em sua iniciativa de intranet. Eles permitem que o membro da equipe compartilhe pontos de vista, opiniões, anedotas e recomendações, e também ajudam os colegas a se entenderem melhor. Embora os dados de cima para baixo sejam cruciais para as comunicações internas, uma intranet que oferece voz aos funcionários é o que promove a participação dos membros da equipe. A democratização dessa plataforma se revela por meio de fóruns, comentários sociais e, principalmente, blogs.

Práticas recomendadas de intranet

Para maximizar o investimento em software de intranet (de propriedade própria ou hospedado), é essencial aderir às seguintes práticas recomendadas:

1. Mova toda a comunicação para a intranet

A intranet deve ser onde as comunicações privadas formais e informais são postadas e discutidas. A primeira etapa é desencorajar e eliminar canais alternativos de comunicação interna, como boletins informativos, longos tópicos de e-mail, aplicativos de bate-papo obsoletos, etc. Caso contrário, seus funcionários serão inundados com conteúdo irrelevante para eles ou suas equipes e deixarão de monitorar frequentemente a intranet.

2. Modernize o design para a era das mídias sociais

As primeiras intranets consistiam principalmente em listas de links. Nos dias modernos, no entanto, as intranets se expandiram para incorporar o gerenciamento de arquivos e boletins corporativos. As intranets mais eficazes são projetadas com uma experiência social reconhecível para acomodar uma força de trabalho cada vez mais jovem.

3. Analise suas necessidades antes de implementar

Uma avaliação SWOT da intranet ajuda a determinar o que sua rede deve fazer. Este é um procedimento demorado, mas o passo inicial é registrar o máximo de informações possível sobre as plataformas de comunicação que sua equipe está usando agora. Se você tiver uma intranet atualmente, examine suas estatísticas para ver como seus funcionários a utilizam e quais recursos devem ser aprimorados.

4. Ofereça conteúdo selecionado relevante para seus funcionários

As mensagens postadas em sua intranet não podem consistir apenas em notícias corporativas escritas pelo RH. Para manter seus usuários interessados ​​e ativos na plataforma, você deve enviar postagens que atendam aos interesses deles e reconheçam suas contribuições para a organização. Você continuará transmitindo desenvolvimentos vitais, mas o feed de notícias deve se concentrar nas pessoas que fazem da sua organização o que ela é.

5. Envolva as partes interessadas de toda a organização

As intranets auxiliam vários processos organizacionais, como autoatendimento de RH, gerenciamento de informações, comunicações internas, comunicações de liderança e colaboração. Devido ao amplo uso e influência da intranet em toda a empresa, os negócios precisam da participação sustentada de várias partes interessadas, incluindo RH, TI, comunicações internas, liderança sênior e outros. Normalmente, as organizações devem representar esse envolvimento na governança contínua.

6. Atuar na análise de uso da Internet

Normalmente, as empresas coletam estatísticas sobre adoção e uso, alcance, engajamento, satisfação do usuário, resultados de pesquisa, sucesso individual de vários tipos de conteúdo e muito mais. No entanto, a medição é mais eficaz se houver uma abordagem consistente para o desenvolvimento contínuo. Ao medir, certifique-se de examinar e compreender o que os resultados implicam, fazer modificações ou ajustes, medir novamente para determinar o efeito e, em seguida, realizar mais modificações.

Conclusão

Nos últimos anos, a utilidade da intranet tem sido questionada. À medida que as empresas mudam para plataformas de experiência do funcionário, é necessária uma intranet específica? A resposta é sim. Ele fornece um espaço altamente personalizável e seguro para colaboração, engajamento e produtividade, que também serve para fortalecer a cultura da empresa. É por isso que a empresa de pesquisa Technavio estima que o mercado de software de intranet crescerá mais de US$ 15 bilhões até 2026, auxiliado pela ascensão da computação em nuvem.

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